Sự ra đời của lưu trữ đám mây đã loại bỏ hoàn toàn sự căng thẳng của việc xử lý công việc giấy tờ lộn xộn. Do đó, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm thời gian và đồng thời, cải thiện quy trình làm việc. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy và nâng cao hiệu quả, bạn đang ở đúng nơi. Bài viết này cung cấp cho bạn sáu phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất để lựa chọn.
Phần mềm quản lý tài liệu, còn được gọi là Hệ thống quản lý tài liệu (DMS), là các chương trình máy tính, được thiết kế đặc biệt để theo dõi, sắp xếp hợp lý và quản lý tài liệu và quy trình làm việc, với mục tiêu chính là giảm khối lượng công việc và tăng tốc công việc.
Theo dõi bài viết này, để có cái nhìn toàn diện về một số công cụ tốt nhất hiện có để quản lý tài liệu.
- 1
eFileCabinet
eFileCabinet lưu trữ hai biến thể hỗ trợ: phiên bản máy tính để bàn (tương thích Windows 10) và phiên bản di động, được thiết kế đặc biệt cho thiết bị di động.
Phần mềm quản lý tài liệu này lưu trữ một chức năng được gọi là điện toán đám mây trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng sao lưu các tệp của họ trên đám mây, trực tiếp thông qua nền tảng của phần mềm. Với điều này, người dùng có thể dễ dàng xem và giải nén tập tin qua bất kỳ thiết bị nào, miễn là thiết bị đó được kết nối với internet.
Ngoài ra, eFileCabinet đáp ứng mọi tuân thủ cần thiết của ngành, bao gồm cả SEC, HIPAA, FINRA và các yêu cầu tiêu chuẩn khác.
Hơn nữa, phần mềm hoạt động hoàn hảo với SecureDrawer, một chức năng chia sẻ duy nhất, hoạt động như một nền tảng chia sẻ tệp từ đầu đến cuối giữa bạn và khách hàng. Nó có thể tích hợp hoàn hảo với nhiều phần mềm của bên thứ ba như MS Outlook, bảo mật điện tử, máy quét, máy in và nhiều hơn nữa.
Cuối cùng, . Phần mềm quản lý tài liệu eFileCabinet cung cấp cả dịch vụ trực tuyến và tại chỗ. Phần mềm cung cấp hai tuần dùng thử miễn phí cho người dùng mới, sau đó họ có thể đăng ký gói trả phí với mức giá khởi điểm là 15 đô la.
Tải xuống eFileCabinet
- 2
OpenKM
Công cụ này được thiết kế đặc biệt cho máy tính Windows. Tuy nhiên, nó cũng có thể được truy cập thông qua một loạt các hệ điều hành máy tính để bàn khác như Linux.
Về cơ bản, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ một bộ mô-đun động, chạy toàn bộ hoạt động quản lý của phần mềm. Một số mô-đun này bao gồm: Hóa đơn điện tử, eSignature, Mật mã học (để mã hóa và giải mã tập tin), Mã vạch, Lưu trữ thư và hơn thế nữa.
Ngoài ra, thiết kế linh hoạt của phần mềm cho phép nó tích hợp hoàn hảo với các công cụ văn phòng có liên quan như AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office và hơn thế nữa. Nó cũng có một hệ thống xác thực có thể cắm, có thể được kết nối với các cơ sở dữ liệu hoặc máy chủ bên ngoài như SQL, Oracle, MySQL và một số khác.
Trước những điều đã nói ở trên, người dùng có cơ hội hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc của họ để cải thiện hiệu quả. Do đó, phần mềm quản lý tài liệu này được nhiều người xem là phần mềm quản lý dự án hơn là một trình quản lý tài liệu thông thường.
OpenKM cung cấp hai gói cơ bản cho người dùng mới: Cộng đồng OpenKM và OpenKM Professional . Cái trước có sẵn miễn phí (với các tính năng hạn chế), trong khi cái sau, với các tính năng mạnh hơn, là gói trả phí và nó được cung cấp bằng cách trích dẫn (giá tùy chỉnh).
Để có thêm thông tin về hệ thống và yêu cầu tải xuống của phần mềm, hãy đăng nhập vào trang web tải xuống OpenKM.
Tải xuống OpenKM
- 3
Templafy
Để thuận tiện, cũng có các phiên bản được chỉ định cho máy tính để bàn (bao gồm Windows) và điện thoại thông minh (ứng dụng di động).
Về cơ bản, Templafy tạo điều kiện cho việc lưu trữ các tệp và cộng tác nhóm bằng cách loại bỏ quy trình làm việc thông thường, rời rạc, trên các nền tảng khác nhau.
Phần mềm quản lý tài liệu hợp lý hóa tất cả các công cụ làm việc thiết yếu, đặc biệt là các công cụ tạo tài liệu như MS Office, trên một nền tảng duy nhất, từ đó cung cấp cho bạn một quy trình làm việc thống nhất.
Hơn nữa, Templafy lưu trữ một giao diện khá dễ điều hướng, điều này lý tưởng trong môi trường làm việc công nghệ thấp, vì mọi thành viên trong nhóm đều có thể đưa ra phản hồi, chia sẻ tệp và tạo tài liệu một cách dễ dàng không thể tưởng tượng được.
Tất cả những điều này được chuyển qua một nguồn cấp dữ liệu duy nhất và được giám sát bởi quản trị viên (chủ nhân), để đảm bảo mọi yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng đều được đáp ứng.
Cuối cùng, giống như hầu hết các công cụ tiện ích bền bỉ, Templafy không hề rẻ. Trên thực tế, nó thuận tiện là một trong những phần mềm quản lý tài liệu đắt nhất trên thị trường. Nó có sẵn ở một tỷ lệ đăng ký cố định $ 355 mỗi tháng. Tuy nhiên, có một thời gian dùng thử miễn phí trước khi đăng ký đầy đủ. Truy cập trang web chính thức của họ để có thêm thông tin.
Tải xuống Templafy
- 4
Kinh điển
Đây là một phần mềm trực tuyến, dựa trên web, được hỗ trợ trên bảng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
Ngoài ra, SutiDMS có một bộ công cụ đa chức năng, bao gồm bảng điều khiển có thể sửa đổi, thư viện tài liệu, chụp tài liệu OCR, tích hợp nhiều (với MS Outlook, Gmail và Yahoo Mail), hợp nhất tệp, lưu trữ và lưu giữ tài liệu, eSignature và diễn đàn trong số những người khác.
Phần mềm về cơ bản đóng vai trò là bộ lưu trữ cuối cùng, nơi bạn có thể giữ tất cả các tài liệu của mình và chức năng dựa trên web của nó đảm bảo bạn có thể truy cập và truy xuất tài liệu bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu này cung cấp một mức giá doanh nghiệp, có sẵn bằng cách trích dẫn.
Có hai gói thấp hơn: gói Premium và gói Professional . Gói chuyên nghiệp được thiết kế cho tối đa 10 người dùng và có sẵn ở mức $ 18 mỗi người dùng (mỗi tháng). Mặt khác, gói Premium có nghĩa là dành cho một tổ chức quy mô trung bình có ít hơn 500 nhân viên và có sẵn ở mức 20 đô la cho mỗi người dùng (mỗi tháng).
Tải về Kinh điển
- 5
FileHold
Các tính năng của phần mềm được phân loại theo tiêu chuẩn trực tuyến, các tùy chọn, các tùy chọn và các tài liệu quét và hình ảnh trực tuyến. Một số tính năng này bao gồm chụp siêu dữ liệu (gắn thẻ tài liệu), lịch, biểu mẫu điện tử, eSignature, OCR (phía máy chủ), tự động điền, chụp SmartSoft và hơn thế nữa.
Ngoài ra, FileHold lưu trữ khả năng tích hợp với một bộ phần mềm bên thứ ba như MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint và hơn thế nữa. Tất cả những điều này tạo điều kiện cho việc lưu trữ, truy xuất và chia sẻ tệp, cũng như phối hợp công việc.
Cuối cùng, FileHold cung cấp hai gói giá cơ bản; FileHold Express và FileHold Enterprise. Kế hoạch Express được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ dưới 20 nhân viên, trong khi kế hoạch Doanh nghiệp lý tưởng cho các tổ chức hoặc nhóm lớn hơn với hơn 20 thành viên.
Tuy nhiên, tỷ lệ đăng ký của cả hai gói chỉ có sẵn bằng cách trích dẫn. Bạn có thể gửi email đến nhóm bán hàng của FileHold để nhận báo giá cho doanh nghiệp của bạn.
Tải xuống tệp
- 6
M-Files
Ngoài ra còn có các phiên bản dành cho máy tính để bàn (dành cho Windows 10 / 8.1 / 8/7), cũng như các ứng dụng di động cho các thiết bị di động được chọn.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý tài liệu này cho Windows 10 lưu trữ một bộ lưu trữ có tổ chức, nơi các tài liệu được sắp xếp và lưu một cách khéo léo. Nó phân tích tìm kiếm tài liệu bằng cách tương quan tên tệp với các chỉ số liên quan khác như ngày và dự án. Như vậy, phần mềm có thể dễ dàng loại bỏ các bản sao.
Ngoài ra, nền tảng hợp nhất của nó tạo điều kiện cho hiệu quả tại nơi làm việc bằng cách cải thiện các nhiệm vụ được giao (từ chủ nhân đến nhân viên), và thực hiện nhiệm vụ và giao hàng (từ nhân viên đến chủ nhân). Kết quả cuối cùng là năng suất được cải thiện.
Hơn nữa, M-Files là một DMS linh hoạt, có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ như MS Office và một loạt các công cụ CRM như Salesforce. Điều này làm cho nó lý tưởng cho hầu hết tất cả các loại hình kinh doanh. Ngoài ra, có ba tùy chọn triển khai cơ bản được cung cấp, bao gồm tại chỗ, dựa trên đám mây và kết hợp (kết hợp).
M-Files cung cấp bản dùng thử miễn phí một tháng cho người dùng mới, sau đó họ có thể dễ dàng nâng cấp lên gói doanh nghiệp, được cung cấp theo báo giá.
Tải xuống tệp M
Phần kết luận
Ngày nay, việc sử dụng tài liệu giấy trên toàn cầu ngày càng giảm, với nhiều tổ chức, trường học và các tổ chức chính phủ thích sự tiện lợi của việc lưu trữ không cần giấy tờ đối với sự cồng kềnh của các tập tin và thư mục giấy.
Do đó, có một nhu cầu liên tục cho phần mềm quản lý tài liệu tiêu chuẩn và bền. Liên quan đến nhu cầu này, chúng tôi đã biên soạn một số phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất trên thị trường, để tạo thuận lợi cho việc ra quyết định của bạn, về việc DMS sẽ sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.
