Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh hiện đại, tất cả các tổ chức đang phải đối mặt với những thách thức mới liên quan đến năng suất bền vững và tạo ra lực lượng lao động tận tâm nhất. Có được đầu ra mục tiêu trong bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc chủ yếu vào tính nhất quán của mức năng suất của nhân viên.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, không có tổ chức nào có thể thực hiện ở mức năng suất cao nhất trừ khi mỗi nhân viên của mình cam kết cải thiện mức độ tổ chức để đạt năng suất. Điều này có nghĩa là các nhân viên sẽ đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhưng thật không may, một số chủ doanh nghiệp có xu hướng thất bại trong việc giám sát năng suất hàng ngày của nhân viên của họ và kết quả là thực tế công việc của họ sẽ gây bất lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp và điều này sẽ không thể được phát hiện và kiểm soát.
Một điều như vậy sẽ phá hỏng khả năng của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu của mình. Nhưng nhờ có công nghệ và các công cụ phần mềm để theo dõi năng suất của nhân viên, các tổ chức không phải chờ đợi các chương trình đánh giá hiệu suất của nhân viên trong thời gian quá dài để biết họ đang làm việc như thế nào.
Lý do chính để sử dụng phần mềm giám sát nhân viên
Email là nguồn vi phạm dữ liệu chính của các công ty vì nhân viên phải trao đổi thông tin qua thư tín kinh doanh, do đó, điều quan trọng là phải bảo mật và theo dõi dữ liệu khi bạn được yêu cầu tuân thủ luật HIPAA, yêu cầu GRAMA và quy định FINRA.
Có một số giải pháp giám sát email đơn giản có sẵn trên thị trường sẽ giúp bạn giám sát email của nhân viên để đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng cũng không được chia sẻ có chủ ý hoặc vô tình. Các chương trình giám sát nhân viên bao gồm khả năng giám sát email và nhiều công cụ hơn để giám sát các hoạt động khác của nhân viên trong khi họ đang làm việc.
Một khía cạnh trung tâm khác của phần mềm giám sát nhân viên là khả năng kiểm tra hoạt động của họ trong khi sử dụng các thiết bị của công ty như máy tính xách tay và máy tính để bàn. Các giải pháp như vậy sẽ có thể cho phép bạn xem các trang web nào đang được nhân viên của bạn truy cập, ai là nhân viên thường tải xuống các tệp và khi họ kết nối hoặc xóa ổ USB.
Những công cụ này cũng sẽ có thể cảnh báo bạn khi các từ khóa cụ thể đang được tìm kiếm cần sự quan tâm từ công ty của bạn và chúng bao gồm tìm kiếm việc làm, tìm kiếm nội dung khiêu dâm hoặc tìm kiếm liên quan đến các liên hệ cạnh tranh.
Các công cụ tốt nhất để giám sát nơi làm việc sẽ cung cấp cho bạn quyền kiểm soát hành chính cho phép bạn chặn các loại hoạt động đó và cũng hạn chế quyền truy cập vào các trang web không phù hợp hoặc không bảo mật. Bạn có thể sử dụng thành công các công cụ để theo dõi công việc của nhân viên để tìm hiểu xem nhân viên sẽ làm gì trong những ngày này.
Những gì bạn nên xem xét về mặt pháp lý và kỹ thuật nói?
Giám sát email của nhân viên có vẻ như xâm phạm quyền riêng tư của nhân viên, nhưng Tòa án Tối cao Hoa Kỳ đã phán quyết lại vào năm 2010 rằng việc các tổ chức và công ty giám sát hành động của nhân viên khi họ đang làm việc và trong khi họ đang sử dụng doanh nghiệp là hợp pháp. ' Trang thiết bị. Điều này bao gồm máy nhắn tin, máy tính xách tay, ổ USB và thiết bị di động. Các chương trình giám sát nhật ký khóa và để lấy mật khẩu có thể được sử dụng ngay cả khi có một số tranh cãi về đạo đức xung quanh chủ đề sử dụng của chúng.
Điều quan trọng cần nhớ là chính phủ liên bang không đặt ra các hạn chế đối với giám sát internet của nhân viên. Mặt khác, có một số quốc gia riêng lẻ đặt sự bảo vệ lên hàng đầu.
Ngày càng có nhiều tiểu bang yêu cầu nhân viên thông báo cho nhân viên của họ trong trường hợp công ty của họ giám sát hoạt động trực tuyến của nhân viên và điều này bao gồm tổ hợp phím và email. Thông báo như vậy có thể được tiết lộ trong sổ tay nhân viên hoặc như một lời nhắc email.
Chế độ tàng hình so với chế độ trong suốt
Khi sử dụng lao động đang sử dụng các công cụ giám sát như vậy, họ có thể chọn tùy chọn sử dụng chế độ tàng hình hoặc minh bạch.
Chế độ tàng hình còn được gọi là chế độ im lặng và điều này có nghĩa là các nhân viên không thể nhìn thấy thực tế rằng họ đang bị theo dõi. Các công cụ giám sát chất lượng cao sẽ chạy không bị phát hiện và không bị phát hiện bởi các nhân viên.
Chế độ giám sát minh bạch sẽ cho phép nhân viên của bạn xem chương trình giám sát trên hệ thống của họ. Phần mềm như vậy yêu cầu cài đặt trên mỗi máy tính cá nhân bao gồm cả cổng thông tin quản trị. Điều này sẽ không dễ dàng như chế độ tàng hình vì các quản trị viên sẽ phải kiểm tra từng báo cáo từ mỗi hệ thống để xem các nhân viên đang làm việc như thế nào.
Làm thế nào để các công cụ giám sát làm việc?
Các công cụ theo dõi nhân viên phải được cài đặt trên nhiều hệ thống bao gồm một trạm trung tâm trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn chúng không bị phát hiện bởi người dùng. Để loại công cụ này hoạt động chính xác, trước tiên bạn phải tắt tường lửa và nó sẽ được bật lại sau khi quá trình cài đặt hoàn tất.
Mặt khác, chương trình hầu như không thể hoạt động nếu không có các bản vá và lập trình bổ sung để cho phép phần mềm giám sát PC hoạt động xung quanh chương trình. Điều này sẽ làm thủng một lỗ hổng trong hệ thống bảo mật và nó sẽ khiến mạng dễ bị tổn thương trước tất cả các loại phần mềm độc hại, vi rút, phần mềm gián điệp, v.v.
Hãy thận trọng với virus ngụy trang
Bạn nên biết rằng có rất nhiều công cụ giám sát nhân viên thực sự là virus được ngụy trang và trong khi chúng có thể cung cấp cho bạn khả năng lấy chìa khóa và lấy mật khẩu, họ cũng sẽ thu thập dữ liệu đằng sau hậu trường và bán nó để vi phạm an ninh của tổ chức. Hầu hết các công cụ để giám sát hoạt động của nhân viên có thể hoạt động xung quanh tường lửa, nhưng vẫn có khả năng một số mối đe dọa đi qua mà không bị phát hiện.
Triển khai phần mềm: Đám mây và tại chỗ
Một khía cạnh quan trọng khác để xem xét là cách mà bạn đang thực hiện phần mềm. Tại chỗ là tùy chọn được sử dụng phổ biến nhất và hầu hết các công cụ đều cung cấp tùy chọn đó. Điều này sẽ cho phép bạn lưu trữ chương trình và dữ liệu mà nó thu thập trên máy chủ của riêng bạn. Giải pháp này đòi hỏi kiến thức CNTT nhiều hơn một chút và có thể mất nhiều thời gian hơn để thiết lập. Mặt khác, các giải pháp đám mây dễ quản lý hơn và chúng có thể được thiết lập nhanh hơn so với triển khai tại chỗ.
Giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn
Phần mềm phụ huynh và phần mềm giám sát là hai giải pháp giám sát việc sử dụng máy tính cá nhân. Cả hai đều được cài đặt và sử dụng trên một máy tính và chúng không gây ra các mối đe dọa giống như các công cụ giám sát email, ví dụ, chúng tôi đã nói rằng công việc xung quanh tường lửa.
Phần mềm giám sát và phần mềm của cha mẹ đi kèm với các tùy chọn bổ sung được thiết kế để ngăn chặn các cuộc tấn công mạng cùng với các công cụ giám sát con cái và vợ chồng khi họ lên mạng.
Có rất nhiều doanh nghiệp cũng đang tìm kiếm phần mềm email và cho các ứng dụng theo dõi các tin nhắn gửi đi và gửi đi cho phần mềm gián điệp, vi rút và Trojan.
Ngoài ra còn có phần mềm mã hóa email có thể bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin quan trọng khi được truyền đến người nhận bên thứ ba. Các công cụ như vậy sẽ đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm chỉ được truy cập và sử dụng bởi những cá nhân thực sự cần thông tin trong khi vẫn giữ an toàn nhất có thể.
Dưới đây là năm lựa chọn tốt nhất để theo dõi hoạt động của nhân viên:
Thổ địa
Teramind cung cấp phần mềm hợp lý hóa quy trình thu thập hành vi người dùng của nhân viên trên PC để xác định hoạt động đáng ngờ, giám sát hiệu quả và hiệu quả, phát hiện các mối đe dọa có thể và đảm bảo tuân thủ ngành. Nhiệm vụ của Teramind là giảm sự cố bảo mật bằng cách cung cấp quyền truy cập thời gian thực vào các hoạt động của người dùng bằng cách đưa ra các cảnh báo, cảnh báo, chuyển hướng và khóa người dùng để giữ cho doanh nghiệp và tổ chức an toàn và hiệu quả nhất có thể.
Phần mềm có cả tùy chọn triển khai tại chỗ và trên nền tảng đám mây để đáp ứng mọi yêu cầu của tổ chức.
Teramind có thể xác định thành công người dùng nào có rủi ro nhất đối với doanh nghiệp của bạn bằng cách phân tích các xu hướng trong hành vi của họ. Bạn có thể kiểm tra những chính sách cụ thể mà họ đã vi phạm và sau đó giáo dục chúng để ngăn ngừa sự cố trong tương lai.
Với công cụ này, bạn cũng có thể viết các quy tắc phản ứng với mọi hoạt động của người dùng có thể quan sát được, chẳng hạn như chặn email được gửi hoặc cảnh báo khi một tài liệu cụ thể đang được in. Bạn cũng có khả năng ghi lại và ghi nhật ký tất cả hoạt động và họ phát lại như video và phân tích siêu dữ liệu phiên.
Để bắt đầu với phần mềm, bạn phải làm theo các bước sau:
- Đăng ký miễn phí phần mềm giám sát nhân viên Teramind Basic Cloud.
- Cài đặt các tác nhân giám sát trên các máy mà bạn muốn theo dõi và quyết định các tùy chọn toàn thời gian hoặc bán thời gian để kiểm soát.
- Bạn phải tùy chỉnh từng cài đặt cảnh báo và giám sát để điều chỉnh nền tảng theo nhu cầu của bạn.
- Bạn có thể truy cập tất cả các tính năng từ nền tảng của phần mềm để có các khả năng giám sát độc đáo giúp tăng cường cả bảo mật và năng suất.
HipChat
HipChat hoạt động khá tốt như một công cụ bổ trợ cho các nền tảng kiểu WorkZone. Đây là một công cụ quản lý thời gian về cơ bản là một trình nhắn tin tức thời được xây dựng cho nơi làm việc. Bạn sẽ có thể sử dụng nó để thiết lập các phòng trò chuyện liên tục hoặc liên lạc 1 kèm 1.
Một trong những tính năng hữu ích nhất của nó là lịch sử trò chuyện hoàn chỉnh và giờ đây, các nhân viên đã bỏ lỡ một cuộc họp trên HipChat sẽ không còn phải làm gián đoạn người khác để bắt kịp, họ sẽ chỉ cần xem lại phiên và duyệt qua nhanh chóng.
Phần mềm theo dõi thời gian này là một công cụ quan trọng để kiểm tra hiệu suất công việc hàng ngày của nhân viên và nó có thể là cơ hội để xác định chiến lược nào dẫn đến năng suất cao nhất.
WorkiQ
WorkiQ là một công cụ theo dõi hành vi máy tính của nhân viên và cung cấp các báo cáo về thời gian họ dành cho các ứng dụng phi sản xuất và sản xuất. Bảng điều khiển của công cụ cung cấp hình ảnh rõ ràng sẽ cho bạn biết nhân viên nào và tích cực tham gia vào công việc của họ và những người nào đang liên tục bị phân tâm.
Công cụ này cung cấp cho bạn sức mạnh để phân loại tất cả các loại hoạt động, để theo dõi các quy trình trên tất cả các ứng dụng và để so sánh cách người dùng khác nhau xử lý các đơn vị công việc tương tự. Bảng điều khiển quản lý sẽ cung cấp các lợi thế sau:
- Xác định các hành vi không hiệu quả tại thời điểm xảy ra
- Phát hiện và cũng khen thưởng hành vi sản xuất
- So sánh năng suất của nhân viên thực tế, bao gồm cả sự pha trộn và độ phức tạp của công việc nhân viên xử lý
- Quản lý công nhân từ xa
- Xác định những người thực hiện hàng đầu để có thể sao chép quy trình của họ theo thời gian
- Cải thiện phân phối công việc thông qua việc xác định các kỹ năng sử dụng không đúng mức hoặc nhân viên làm việc quá sức
Thời gian chờ
DeskTime là một ứng dụng theo dõi thời gian đơn giản và an toàn cho phép bạn tăng hiệu quả và năng suất của công ty. Sử dụng công cụ này, bạn có thể theo dõi hoạt động hàng ngày, nghỉ ốm, làm thêm giờ và nghỉ phép của nhân viên dễ dàng hơn. Bạn sẽ có thể có được một cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình làm việc của nhóm của bạn. Với DeskTime, bạn có thể theo dõi các ứng dụng, URL và cả thời gian ngoại tuyến và bạn cũng có thể truy cập dữ liệu chi tiết về cách nhân viên của bạn đang sử dụng ứng dụng và trang web và những gì họ đang làm khi không trực tuyến.
Công cụ này cung cấp ảnh chụp màn hình tự động và trình theo dõi tỷ lệ hoạt động của bạn, cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho các dự án riêng lẻ. DeskTime cung cấp thông tin chi tiết và báo cáo chuyên sâu để thanh toán và bạn có thể sử dụng nó để tùy chỉnh dễ dàng, tải xuống và gửi báo cáo CSV để cung cấp cho khách hàng của bạn thông tin chính xác nhất về số lượng công việc và thời gian dành cho tất cả các dự án do doanh nghiệp phát triển .
Bạn có thể giám sát các nhóm địa phương và từ xa từ cả điện thoại di động và máy tính để bàn của bạn và bằng cách này bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách xem qua các báo cáo về hiệu suất của doanh nghiệp trong khi bạn đang di chuyển. Nhóm hỗ trợ của công cụ có sẵn thông qua trò chuyện, thư thoại và email. Nhóm từ DeskTime tuân theo các tiêu chuẩn bảo mật của ngành để bảo mật thông tin cá nhân mà họ được cung cấp.
Asana
Asana là một công cụ cung cấp các nhiệm vụ, dự án, bảng điều khiển và các cuộc hội thoại để cho phép các nhóm di chuyển công việc hiệu quả hơn từ đầu đến cuối. Bạn có thể sử dụng nó để xem tiến trình cho bất kỳ dự án nào mà không cần lên lịch một cuộc họp trạng thái hoặc không phải gửi email. Với công cụ này, bạn sẽ có thể sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi bất cứ điều gì có tầm quan trọng lớn đối với bạn cho dù đó là lỗi, người xin việc hay khách hàng tiềm năng.
Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành các danh sách hoặc bảng chia sẻ cho tất cả các cuộc họp, chương trình và sáng kiến của bạn. Các phần và cột sẽ cho phép Asana tùy chỉnh của bạn để phù hợp với quy trình công việc của bạn và để thêm cấu trúc cho tất cả các dự án của bạn.
Bạn sẽ có thể chia công việc của một nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn hoặc phân chia công việc giữa nhiều dự án và khi một nhiệm vụ trở thành một sáng kiến lớn và quan trọng, bạn sẽ có thể nhanh chóng biến nó thành một dự án.
Hành vi của nhân viên là không thể đoán trước và với sự trợ giúp của những công cụ tuyệt vời này, bạn sẽ có thể tăng hiệu quả của họ trong công việc và năng suất chung của doanh nghiệp. Duyệt qua tất cả chúng và chọn một trong những yêu thích của bạn, theo nhu cầu của bạn. Chúng tôi đảm bảo chất lượng cao cho tất cả các công cụ mà chúng tôi đã thảo luận ở trên để theo dõi hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc.
