5 phần mềm tự động hóa chương trình nghị sự để lên lịch và lên kế hoạch cho các cuộc họp kinh doanh

Các cuộc họp là một phần của văn hóa làm việc và dù bạn có thích hay không khi sếp gọi cho bạn, bạn không muốn xem thông báo Cuộc gọi bị bỏ lỡ. Tất cả các cuộc họp có một số chương trình nghị sự để thảo luận và cũng là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn và nhóm của bạn ở trên cùng một trang.

Mặc dù chúng tôi đồng ý rằng các cuộc họp rất quan trọng đối với các công ty, nhưng cũng có một thực tế là nó cũng có thể nhàm chán và lãng phí thời gian nếu không được lên kế hoạch chính xác.

Một cách hiệu quả để tiến hành một cuộc họp là đảm bảo rằng chủ nhà chuẩn bị tốt với chương trình họp. Tuy nhiên, việc tạo ra một chương trình họp hiệu quả đòi hỏi chủ nhà phải tổ chức, giao tiếp và theo dõi với các thành viên khác trong nhóm.

Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng các cuộc hội thoại được giới hạn trong chương trình nghị sự và mọi người đều biết phần của họ trong phòng họp.

Phần mềm tự động hóa chương trình nghị sự có thể làm cho nhiệm vụ này dễ dàng hơn cho bạn. Những công cụ này được thiết kế để họp chương trình nghị sự để giúp bạn tiến hành các cuộc họp hiệu quả mà không lãng phí thời gian quý báu lặp đi lặp lại cùng một chủ đề.

Trong bài viết này, chúng tôi đã thử nghiệm và liệt kê phần mềm tự động hóa chương trình nghị sự tốt nhất có thể giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và tiến hành một cuộc họp hiệu quả trong thời gian ngắn hơn để đạt được kết quả mong muốn.

Các công cụ tự động hóa chương trình nghị sự cho Windows 10

1

Lịch hiệu quả (được khuyến nghị)

• Giá - Dùng thử miễn phí 30 ngày / $ 27, 96

Lịch hiệu quả là một trình lập lịch tác vụ, lập kế hoạch và nhắc nhở có sẵn cho Windows cũng như điện thoại thông minh. Đây là một ứng dụng đa nền tảng, có nghĩa là bạn có thể truy cập tác vụ được tạo trên PC trên điện thoại thông minh của mình và ngược lại.

Lịch sự kiện dễ dàng để tạo ra. Nó cũng đi kèm với các nhiệm vụ và mô-đun sự kiện để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều chế độ xem lịch cho phép bạn sắp xếp và theo dõi các sự kiện tốt hơn theo chế độ xem Ngày, Tuần, Tháng và Năm. Lời nhắc nhiệm vụ có thể được cấu hình và lên lịch để được nhắc nhở vào thời gian và ngày chính xác.

Ứng dụng di động được tải xuống miễn phí và cho phép bạn lên lịch và quản lý các sự kiện từ bất cứ đâu. Đồng bộ hóa hoạt động trong thời gian thực giữ mọi thứ được đồng bộ hóa bất cứ nơi nào bạn cần.

Lịch hiệu quả sử dụng nguyên tắc đầu tiên Điều đầu tiên cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ và sự kiện dựa trên mức độ quan trọng. Trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp có thể được sử dụng để viết bình luận cho các sự kiện và nhiệm vụ.

Trong trường hợp bất kỳ sự kiện nào bị xóa do vô tình, Lịch hiệu quả sẽ giữ các sự kiện trong Thùng rác có thể được khôi phục chỉ bằng một cú nhấp chuột. Để chia sẻ lịch với các thành viên khác trong nhóm, phần mềm có giải pháp máy chủ nhưng yêu cầu quyền truy cập vào gói Mạng lịch hiệu quả.

Lịch hiệu quả là một công cụ lịch đơn giản nhưng vững chắc, tốt nhất để quản lý lịch và tác vụ.

• Tải xuống ngay Lịch hiệu quả Phiên bản miễn phí

2

OrgScheduler

• Giá - Dùng thử miễn phí / $ 29, 95

OrgScheduler là một phần mềm họp lịch trình và chương trình nghị sự phổ quát cho các cá nhân, văn phòng, sự kiện kinh doanh với các tính năng linh hoạt. Nó là một phần mềm cao cấp, nhưng bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí để kiểm tra phần mềm.

Giao diện người dùng của OrgScheduler giống với giao diện người dùng của Microsoft Outlook, mang lại cho nó một giao diện quen thuộc.

Bạn có thể nhập các sự kiện và lời nhắc từ Outlook và xuất nó sang các định dạng Outlook, Text, HTML, XML và Excel. Không giống như Lịch hiệu quả, OrgScheduler cho phép bạn trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác bao gồm các ứng dụng Apple iCal, Microsoft Exchange Server và Android, v.v.

Các tính năng khác trong ứng dụng bao gồm hơn 149 sự kiện tô màu để ưu tiên các sự kiện dựa trên mức độ quan trọng, nhắc nhở thời gian bắt đầu và kết thúc sự kiện, nhiều chủ đề và công cụ lặp lại sự kiện.

OrgScheduler cho phép bạn gửi các cuộc hẹn, lời nhắc và lời mời qua e-mail và SMS cho đồng nghiệp và bạn bè. Bạn có thể bảo vệ dữ liệu thông qua mật khẩu được mã hóa và in báo cáo bằng Trình thiết kế in với thiết kế trang nhã.

• Nhận ngay OrgScheduler

3

Họp

• Giá - Dùng thử miễn phí / Giá tùy chỉnh

MeetBooster là một phần mềm quản lý cuộc họp được sử dụng bởi các doanh nghiệp cỡ trung bình để xử lý lịch trình, chỉnh sửa chương trình nghị sự, theo dõi thời gian và hợp lý hóa các thủ tục cuộc họp.

MeetBooster cung cấp bản dùng thử miễn phí; tuy nhiên, không có giá rõ ràng trên trang web chính thức. Người dùng quan tâm có thể bắt đầu với bản dùng thử miễn phí hoặc đặt hội thảo trên web để biết chi tiết về giá.

Nó là một hệ thống quản lý cuộc họp dựa trên đám mây giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ trước cuộc họp, trong cuộc họp và sau cuộc họp.

Để chuẩn bị cho cuộc họp, nó cung cấp các tính năng lập lịch, tích hợp với Outlook và Lịch Google, trình chỉnh sửa chương trình nghị sự chuyên nghiệp để thực hiện các thay đổi vào phút cuối cũng như khả năng phân công nhiệm vụ chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm.

Phần mềm có thể được sử dụng trong phòng họp văn phòng của bạn hoặc từ xa cho một cuộc họp ảo. Bạn có thể nhanh chóng ghi chú, phân bổ các mục hành động bao gồm tích hợp danh sách nhiệm vụ Outlook, thẻ dự án, bảng điều khiển trạng thái nhiệm vụ và lời nhắc mục hành động tự động.

MeetBooster là một giải pháp doanh nghiệp được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình họp và thúc đẩy trách nhiệm cho nhân viên của bạn mà không cần phải theo dõi một cách nhất quán.

Nhận cuộc họp

4

nTask

• Giá - Miễn phí / Pro $ 3, 99 mỗi người dùng mỗi tháng

Nếu bạn đã sử dụng Trello và Asana để quản lý tác vụ, hãy thử nTask. Đây là một phần mềm quản lý cuộc họp và nhiệm vụ dựa trên đám mây miễn phí, cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra và cộng tác với các nhóm dự án, chia sẻ tệp và hơn thế nữa.

Gói miễn phí cung cấp năm không gian làm việc, tối đa 10 thành viên truy cập vào mỗi không gian làm việc, tệp đính kèm tối đa 5 MB, dung lượng lưu trữ 200 MB, nhiệm vụ và cuộc họp không giới hạn, bảng chấm công của nhóm, tối đa 5 dự án tạo và hơn thế nữa.

Nếu bạn nâng cấp lên gói pro, tất cả các tính năng được nâng cấp lên gói không giới hạn trong khi kích thước tệp đính kèm được tăng lên 200 MB.

nTask cung cấp bảng tác vụ đơn giản cho phép bạn tạo các sự kiện Lịch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, tạo báo cáo dễ dàng, đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ, tạo một lần và lặp lại các nhiệm vụ định kỳ và nhiệm vụ mã màu để phân loại dễ dàng hơn.

Bạn có thể chia sẻ danh sách nhiệm vụ với những người khác bằng một liên kết công khai. Danh sách kiểm tra công việc tiện dụng cho phép bạn liệt kê các mục cần hoàn thành vào ngày đáo hạn.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái nhiệm vụ, thêm ý kiến ​​phản hồi, tạo các vấn đề nhiệm vụ và gán rủi ro và thêm lời nhắc nhiệm vụ để hoàn thành dự án trước thời hạn.

nTask là một phần mềm quản lý cuộc họp và nhiệm vụ đơn giản nhưng mạnh mẽ và thực tế là nó cung cấp một tài khoản miễn phí với tất cả các tính năng của gói cao cấp (dù chỉ giới hạn trong một phạm vi) làm cho nó trở thành một lựa chọn lý tưởng cho các nhóm nhỏ và khởi nghiệp. Bạn luôn có thể nâng cấp lên kế hoạch chuyên nghiệp khi nhóm của bạn bắt đầu phát triển trong tương lai.

Nhận nTask

5

Cuộc họp.gs

• Giá - Dùng thử miễn phí / $ 12 tháng

Từ việc lên lịch và tổ chức các cuộc họp đến quản lý tài liệu cuộc họp, chương trình nghị sự và các điểm hành động, Meet.gs có thể được người dùng yêu thích cho các tính năng cuộc họp chương trình nghị sự và tích hợp ứng dụng của bên thứ ba.

Bảng nhiệm vụ cho phép các thành viên trong nhóm của bạn lên lịch họp với bạn. Trang lập lịch cá nhân có thể được chia sẻ qua email hoặc trên một trang web. Với tích hợp lịch, tất cả các nhiệm vụ mới và lịch họp được đồng bộ hóa với ứng dụng lịch của bạn.

Là một giải pháp dựa trên web Meet.gs có thể được truy cập từ máy tính của bạn cũng như điện thoại thông minh, máy tính bảng và một thiết bị khác có trình duyệt web hiện đại và kết nối Internet. Các thành viên trong nhóm có thể nhận thông báo về cập nhật cuộc họp và trả lời các yêu cầu gặp mặt khi đang di chuyển.

Meet.gs hỗ trợ tích hợp bên thứ ba bao gồm các ứng dụng Google Docs như Lịch Google, Danh bạ Google và Google Drive và Microsoft Office 365 bao gồm Outlook, Live People và Microsoft OneDrive.

Để liên lạc từ xa, Meet.gs có thể được sử dụng với các công cụ giao tiếp trực tiếp như Skype cho các cuộc gọi hội nghị, cuộc gọi Microsoft Lync, Google Hangouts và các công cụ họp trực tuyến khác có liên kết công khai.

Tất cả các cuộc họp được tổ chức và phân chia giữa các tab Sắp tới và Quá khứ. Bạn có thể theo dõi các cuộc họp và quản lý chúng theo dòng thời gian, xem nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp cũng như xem trước và trả lời các yêu cầu họp.

Các chương trình họp có thể được chỉnh sửa để thêm ý kiến ​​và tải lên tệp đính kèm của các thành viên. Người quản lý cũng có thể xem người dùng hiện đang hoạt động và hồ sơ thành viên đã truy cập trước đó trên trang.

Meet.gs được cho là giải pháp lên lịch họp tốt nhất. Tuy nhiên, nó cung cấp nhiều hơn là chỉ đáp ứng các tính năng lên lịch và quản lý tác vụ. Sử dụng phần mềm cho một vòng quay bằng cách sử dụng bản dùng thử miễn phí để xem liệu điều này có thể chấm dứt hành trình săn tìm phần mềm chương trình họp hay không.

Nhận cuộc họp.gs

Có gì trong chương trình nghị sự của bạn?

Chúng tôi đã cố gắng giữ danh sách ngắn và không làm bạn bối rối với quá nhiều lựa chọn nhưng đảm bảo bao gồm cấp độ doanh nghiệp cũng như phần mềm quản lý cuộc họp cấp độ khởi động dựa trên việc sử dụng chúng.

Khả năng là không phải một trong những phần mềm họp này có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn, trong tình huống như vậy, hãy tìm một giải pháp thay thế miễn phí cho nhiệm vụ không được phần mềm hỗ trợ ở đây và chọn một phần mềm kiểm tra hầu hết các hộp ngay trong danh sách xô của bạn.

Phần mềm quản lý cuộc họp và nhiệm vụ không chỉ có lợi cho chủ doanh nghiệp mà còn có thể được sử dụng bởi Sinh viên để học nhóm và quản lý dự án, người làm việc tự do luôn gặp khó khăn trong việc quản lý công việc hàng ngày, luật sư, quản lý dự án, nhà phát triển và người khởi nghiệp không thể đủ khả năng để lãng phí hàng trăm giờ mỗi tháng trong việc lên kế hoạch và lên lịch họp.

Vấn đề gì bạn đang cố gắng giải quyết với nhiệm vụ và phần mềm quản lý cuộc họp? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.